Gestion de stock Excel : la méthode simple pour boutique

Pour faire une gestion de stock sur Excel, il suffit de trois onglets : un catalogue produits, un journal des entrées et sorties, et un tableau de stock qui calcule tout seul les quantités restantes et passe en rouge sous un seuil d’alerte. Excel pour le web et Google Sheets sont gratuits, et une heure suffit pour monter le fichier. Voici la méthode pas à pas, avec un exemple chiffré en FCFA, pour arriver prêt aux ventes du Black Friday (vendredi 27 novembre 2026) et des fêtes.

Pourquoi tenir son stock sur Excel plutôt que dans un cahier

Le cahier fonctionne tant que la boutique reste petite. Dès que vous vendez en boutique et sur WhatsApp en même temps, les erreurs arrivent : un article vendu deux fois, une rupture découverte devant le client, un carton oublié au fond du magasin. Un tableur règle trois problèmes concrets :

• Le stock se calcule tout seul : vous notez seulement ce qui entre et ce qui sort.
• Vous voyez la rupture venir : une couleur s’affiche quand un produit passe sous son seuil.
• Vous connaissez la valeur de votre stock : utile pour savoir combien d’argent dort sur vos étagères avant de recommander.

Pas besoin d’acheter un logiciel : Excel pour le web (compte Microsoft gratuit) et Google Sheets (compte Gmail) suffisent.

Étape 1 : créer l’onglet « Produits »

Ouvrez un classeur vide et renommez le premier onglet Produits. Une ligne par article, avec ces colonnes :

A — Référence	B — Produit	C — Prix d’achat	D — Prix de vente	E — Seuil d’alerte
SAV01	Savon au karité	500	800	20
HUI02	Huile de coco 250 ml	1 500	2 500	10
BEU03	Beurre de karité 200 g	1 200	2 000	15

Exemple fictif d’une petite boutique de cosmétiques à Dakar, montants en FCFA.

Deux conseils qui évitent bien des erreurs :

• Une référence courte et unique par produit (SAV01, HUI02…). Les noms changent, les fautes de frappe aussi ; la référence, jamais.
• Transformez la plage en tableau (Excel : Insertion > Tableau ; Google Sheets : Format > Convertir en tableau). Les formules s’étendront automatiquement aux nouvelles lignes.

Étape 2 : l’onglet « Mouvements », le cœur du système

Créez un deuxième onglet Mouvements. Chaque arrivage et chaque vente y fait l’objet d’une ligne :

A — Date	B — Référence	C — Type	D — Quantité	E — Note
01/11/2026	SAV01	Entrée	60	Stock initial
03/11/2026	SAV01	Sortie	12	Ventes boutique
04/11/2026	SAV01	Sortie	8	Commande WhatsApp
05/11/2026	SAV01	Entrée	40	Fournisseur Thiaroye

Le piège classique : beaucoup de modèles gratuits vous font taper la quantité en stock à la main, puis la remplacent par une formule. Résultat : on ne sait plus d’où part le calcul. La bonne pratique consiste à saisir le stock de départ comme une première « Entrée » datée, après un comptage réel de vos étagères.

Pour éviter qu’une faute de frappe (« entree », « Sortie ») fausse les totaux, ajoutez une liste déroulante dans la colonne C :

• Excel : Données > Validation des données > Autoriser : Liste > Source : Entrée;Sortie
• Google Sheets : Insertion > Menu déroulant, puis saisissez les deux options.

Étape 3 : calculer le stock automatiquement

Revenez dans l’onglet Produits et ajoutez une colonne F — Stock actuel. En ligne 2, la formule additionne les entrées et retire les sorties de la référence :

=SOMME.SI.ENS(Mouvements!D:D;Mouvements!B:B;A2;Mouvements!C:C;"Entrée")-SOMME.SI.ENS(Mouvements!D:D;Mouvements!B:B;A2;Mouvements!C:C;"Sortie")

Selon la langue de votre logiciel, la fonction s’appelle SOMME.SI.ENS (français) ou SUMIFS (anglais), et le séparateur est le point-virgule ou la virgule. Avec l’exemple ci-dessus, le savon au karité affiche 60 − 12 − 8 + 40 = 80 pièces.

Ajoutez ensuite deux colonnes utiles :

• G — Valeur du stock : =F2*C2 (80 × 500 = 40 000 FCFA immobilisés en savons).
• H — Marge unitaire : =D2-C2 (300 FCFA par savon).

Étape 4 : l’alerte avant la rupture

Sélectionnez la colonne F, puis :

• Excel : Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle > « Utiliser une formule… » > =$F2<=$E2 > remplissage rouge.
• Google Sheets : Format > Mise en forme conditionnelle > « La formule personnalisée est » > =$F2<=$E2.

Comment fixer le bon seuil ? Une règle simple : ventes moyennes par jour × délai de livraison du fournisseur + une marge de sécurité. Si vous vendez 5 savons par jour et que votre fournisseur livre en 3 jours, il vous en faut 15 pour tenir, plus 5 de sécurité : seuil = 20. Pendant les fêtes, les ventes grimpent : relevez les seuils de vos meilleures ventes dès mi-novembre.

Étape 5 : le contrôle hebdomadaire (10 minutes)

Un fichier n’est juste que si on le confronte à la réalité. Une fois par semaine, comptez trois ou quatre produits au hasard et comparez avec la colonne F. Un écart ? Cherchez la vente non notée, le produit abîmé ou offert, puis corrigez par une ligne « Sortie » avec une note (« casse », « cadeau client »). Ne modifiez jamais une ancienne ligne : l’historique vous protège en cas de doute ou de vol.

Excel ou Google Sheets : lequel choisir ?

Google Sheets est le plus simple si vous travaillez à deux (vous en boutique, un vendeur sur WhatsApp) : le fichier se partage par lien et se met à jour en direct sur les téléphones. Excel est plus confortable sur ordinateur et reste la référence si vous voulez aller plus loin (tableaux croisés dynamiques, gros fichiers, travail hors connexion). Les deux versions gratuites suffisent pour ce tableau. Une licence Office payante devient intéressante si vous passez vos journées sur ordinateur et voulez la version complète installée.

Quand Excel ne suffit plus ? Au-delà de plusieurs centaines de références, avec plusieurs points de vente ou un lecteur de code-barres en caisse, un logiciel de caisse dédié devient plus adapté. Pour une boutique de quartier ou une vente en ligne, le tableur reste largement suffisant.

Comparatif : les ressources CoAbonnement pour aller plus loin

Ce tableau reprend les produits vendus sur CoAbonnement liés à la gestion d’une boutique. Contenus et prix relevés sur les fiches le 28 octobre 2026 ; vérifiez la fiche au moment de l’achat.

Produit	Pour qui	Contenu	Prix affiché
Gérer sa boutique avec Excel et Google Sheets	Commerçants et vendeurs en ligne débutants	PDF de 37 pages, 9 modules : catalogue et marges, ventes (RECHERCHEX), stock et alertes, caisse et mobile money, crédits clients, tableau de bord, exercices corrigés, quiz de 20 questions, plan d’action 7 jours	6 000 FCFA
WhatsApp Business en 2026 — Guide complet pour vendre plus	Vendeurs qui reçoivent leurs commandes sur WhatsApp	Guide PDF : profil professionnel, catalogue, réponses automatiques, messages de vente, relances, calendrier de contenu 90 jours, scripts et checklists	Gratuit
Cybersécurité pour PME et commerçants	Gérants qui veulent protéger comptes, fichiers et argent	PDF de 37 pages, 10 modules : mots de passe, double authentification, sauvegardes, arnaques aux faux paiements, plan d’urgence, plan 30 jours et quiz	7 000 FCFA
Licence Microsoft Office 2024 à vie	Ceux qui travaillent beaucoup sur ordinateur et veulent Excel complet installé	Licence ou clé d’activation livrée après paiement, assistance en cas de problème d’activation	12 000 FCFA

Notre conseil : commencez par le modèle gratuit décrit ci-dessus. Si vous voulez aller jusqu’au tableau de bord mensuel, au suivi des crédits clients et à la caisse mobile money sans chercher seul les formules, la formation Excel est le complément logique. Pour la licence Office, demandez au support la compatibilité avec votre ordinateur (Windows ou Mac) avant de commander.

Préparer son stock pour le Black Friday et les fêtes

Entre fin novembre et le 31 décembre, les ruptures coûtent cher : le client part chez le voisin. Avec votre fichier, faites ce point dès début novembre :

1. Triez vos produits par ventes du mois dernier (filtre sur l’onglet Mouvements) et repérez vos 10 meilleures ventes.
2. Doublez leur seuil d’alerte pour la période.
3. Calculez la valeur du stock dormant (produits sans sortie depuis 60 jours) : ce sont vos candidats pour une promotion ou un lot.
4. Commandez avant la ruée : les délais fournisseurs s’allongent souvent en décembre.

Pour transformer ce stock dormant en ventes, lisez nos 5 offres de fin d’année simples à lancer avec un petit budget. Et si vous démarrez tout juste, notre article Business avec 50 000 FCFA : 10 idées rentables vous aide à calculer vos marges dès le départ.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle Excel de gestion de stock gratuit ?

Oui, plusieurs sites en proposent, et Excel comme Google Sheets ont des modèles « inventaire ». Mais un modèle tout fait est souvent trop général. Le fichier en trois onglets décrit plus haut se construit en une heure et colle exactement à votre boutique.

Peut-on gérer son stock sur Excel depuis un téléphone ?

Oui. L’application Google Sheets et l’application Excel mobile permettent de saisir les mouvements depuis un smartphone. Google Sheets est le plus pratique si plusieurs personnes mettent à jour le même fichier.

Quelle formule utiliser pour calculer le stock restant ?

SOMME.SI.ENS (SUMIFS en anglais) : la somme des quantités « Entrée » d’une référence, moins la somme de ses quantités « Sortie ». C’est plus fiable que de modifier une quantité à la main après chaque vente.

Comment être averti quand un produit va manquer ?

Avec une mise en forme conditionnelle : la cellule du stock passe en rouge dès qu’elle est inférieure ou égale au seuil d’alerte que vous avez fixé pour ce produit.

Conclusion : un fichier simple, tenu chaque jour

Une bonne gestion de stock sur Excel ne demande pas de formules compliquées : un catalogue, un journal des mouvements, une formule SOMME.SI.ENS et une alerte en couleur. Le vrai secret, c’est la régularité : chaque vente notée le jour même. Montez votre fichier cette semaine, avant l’affluence de fin d’année.

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